De boekhouding is de basis voor belastingaangiftes. Of het nu om omzetbelasting, inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting gaat. Wel is het zo, dat er een aantal zaken zijn, die je in acht dient te nemen bij de verschillende belastingaangiftes. Je kan niet altijd zomaar 1 op 1 de cijfers overnemen.
BTW correctie bij privégebruik
Indien je iets zakelijk aanschaft, dan kan je de betaalde BTW terugvorderen. Er zijn echter bepaalde zaken, die je zowel privé als zakelijk kunt gebruiken. In dat geval dien je voor het gedeelte dat je iets prive gebruikt, alsnog gewoon de BTW te betalen.
Je wordt dan gewoon behandeld als normale burger. De meest voorkomende voorbeelden op dit gebied zijn een auto van de zaak en een mobiele telefoon. Hier dien je rekening mee te houden bij de BTW aangifte. Dit corrigeer je doorgaans aan het einde van het boekjaar.
Niet aftrekbare kosten
Er zijn ook kosten die je zakelijk gezien in de winst- en verliesrekening opneemt maar die niet, of niet in zijn geheel, aftrekbaar zijn. Dit soort kosten vindt je voornamelijk terug bij relatiegeschenken en ook bij sponsoring heb je jezelf te houden aan bepaalde regels.
Om nu te voorkomen dat je aan het einde van het boekjaar alle kosten dient door te lopen, om te bepalen of je iets dient te corrigeren voor de belastingaangiften, is het verstandig deze direct in de boekhouding te onderscheiden. Boekhoudprogramma`s bieden de mogelijkheid om zelf grootboekrekeningen aan te maken.
Door een aparte grootboekrekening aan te maken voor kosten die fiscaal gezien niet aftrekbaar zijn, bespaar je jezelf veel werk.
Het verwerken van representatiekosten
Neem als voorbeeld de representatiekosten. Je hebt hierbij de keuze om gebruik te maken van een drempelbedrag van 4.700€, of je trekt deze kosten slechts voor 80% af. In het geval je kiest voor de 80% rekening, dan kan je bij het verwerken van de representatiekosten in de boekhouding, gebruik maken van twee verschillende grootboekrekening. Fiscaal aftrekbaar en fiscaal niet aftrekbaar.
Bij het inboeken van een factuur verdeel je de kosten dan direct op basis van 80/20 over deze verschillende grootboekrekeningen. Je hebt dan nog steeds gewoon een goed overzicht van alle inkomsten en uitgaven, maar je hoeft niet nog eens de kosten te gaan verdelen. Daarnaast zorgt dit ervoor, dat je een betere planning kunt maken voor de te betalen belasting aan het einde van het jaar.
Online boekhoudprogramma`s
Het aanbod van online boekhoudprogramma`s is de afgelopen jaren enorm toegenomen. Dit zorgt ervoor, dat je voor een beperkt bedrag per maand al gebruik kunt maken van een prima online boekhoudprogramma, om de hele boekhouding mee bij te werken.
Een groot voordeel van een online boekhoudprogramma is de eenvoud. De online software is erop gericht om het boekhouden eenvoudig te maken. Ga je werken met een uitgebreid ERP pakket, dan kan het best wel complex worden. Daarnaast zal je als kleinere ondernemer slechts beperkt gebruik maken van de verschillende functionaliteiten van het softwarepakket. Dit maakt het eigenlijk alleen maar onnodig complex. Een voordeel van een eenmanszaak is namelijk dat het boekhouden niet al te complex is.
Daarnaast zorgt online boekhouden ervoor dat je altijd de actuele stand van zaken kunt bekijken. Ook indien je een boekhouder hebt ingehuurd, die zich niet bij jou in de buurt bevindt.
Snel en efficiënt boekhouden
Hoe klein jouw onderneming ook is, ik zou altijd gebruik maken van een online boekhoudprogramma. Op die manier voorkom je fouten en bespaar je gewoonweg veel tijd. Zo is het opstellen en versturen van offertes en facturen ook uitermate eenvoudig. Daarnaast kan je deze dan direct in de boekhouding verwerken, zonder dat je hiervoor een extra handeling hoeft uit te voeren.
Inrichten van de boekhouding
Het inrichten van de boekhouding is iets waar je goed over na dient te denken. De inrichting zorgt er namelijk voor, hoe de informatievoorziening er later uit gaat zien.
Wil je specifieke kosten kunnen onderscheiden, dan dien je hiervoor verschillende grootboekrekeningen aan te maken. Indien je dan niet het juiste detail in de boekhouding opneemt, dan zal je hiervan later de gevolgen ondervinden.
Daarnaast dien je ook weer niet teveel detail op te nemen. Dat zal ervoor zorgen dat het bijhouden van de boekhouding meer tijd gaat kosten. Ook zal je dan gaan merken dat het verwerken van kosten niet uniform zal zijn. Een te grote keuze uit grootboekrekeningen zal er al snel toe leiden dat de kosten niet altijd op dezelfde grootboekrekening worden verwerkt.
In mijn opinie is het goed inrichten van de boekhouding iets wat niet alle startende ondernemers serieus nemen. De boekhouding wordt toch vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Dit geldt overigens niet alleen voor startende ondernemers, maar eigenlijk gewoon voor de meeste ondernemers.
Boekhouden is een vak op zich
Het is niet voor niks dat een boekhouder een specifieke opleiding dient te volgen. Het is dan ook volstrekt logisch dat je zelf niet goed in staat bent de boekhouding bij te werken. Termen als eigen vermogen en hoe je hiermee boekhoudkundig dient om te gaan, vereist nu eenmaal de nodige boekhoudkundige kennis. Zeker als dit iets is waar je absoluut geen interesse in hebt, laat het dan gewoon over aan experts.
Vanuit dat oogpunt is het verstandig om een boekhouder in te huren, in plaats van zelf te boekhouden, waarbij dit niet correct gebeurd. Hetzelfde geldt voor het doen van belastingaangiftes. Hierbij is het ook verstandig om gebruik te maken van een belastingadviseur, in plaats van zelf een aangifte met fouten in te dienen.